Kontraktstyring & Fornyelser
Problemet: autovernyele kontrakter, som ingen gennemgår
Softwarekontrakter fornyer sig stille og roligt. Prisen stiger lidt hvert år, vilkårene skifter, licenser til tidligere kolleger fortsætter. Og på et tidspunkt er kontrakten fornyet et år uden at nogen har opdaget det.
Hos Enterprise organisationer med hundredevis af Softwarekontrakter er det ikke undtagelsen, men reglen. Det koster penge hver måned og skaber compliance-risici, der først bliver synlige ved en revision.
Vores tilgang: overblik og proaktiv varsling
Kontraktstyring hos SoftVaro er ikke bare et værktøj eller et dashboard. Det er et fast kontaktpunkt, der holder øje med dit kontraktportfolio, overvåger fornyelsesdatoer og ringer i god tid, længe før deadline, hvor du stadig har forhandlingsrum.
Hvad er inkluderet i kontraktstyring?
Hvad SoftVaro kontraktstyring tilbyder, praktisk og uden overhead.
Kontraktoversigt
Centralt overblik over alle dine Softwarekontrakter: løbetider, priser, antal licenser og kritiske datoer. Altid opdateret.
Proaktiv varsling
Vi ringer ved hver fornyelsesfrist – ikke 2 uger før, men 3 til 6 måneder inden.
Prisudvikling synliggjort
Kortlægning af prisstigninger år for år. Vi ser mønstre, som du selv kan overse ved enkeltkontrakter.
Licensbrug
Vi drøfter med dig, om de licenser, du betaler for, faktisk bliver brugt. Ubrugte licenser betyder direkte besparelser.
Forhandling ved fornyelse
Hver fornyelse er en forhandlingsmulighed. Vi forbereder og gennemfører, hvis du ønsker det.
Fast kontaktperson
Én kontaktperson til dine Softwarekontrakter. Ingen sagsnummer, du selv skal følge op på.
Sådan ser fornyelsesprocessen ud
Tidlig vurdering
Fornyelsen nærmer sig. Vi gennemgår licensaftalen baseret på benchmarkdata. Du modtager en konkret anbefaling.
Strategivalg
Bestem strategi: forlæng til bedre vilkår, migrer til et alternativ eller nedskalér? Valget er dit, med vores begrundelse.
Forhandling
Hvor nødvendigt initierer vi forhandling med Softwareproducenten. Med benchmarkdata og intern analyse sikrer vi bedre vilkår.
Afslutning
Kontrakt underskrevet, vilkår dokumenteret, portfolio opdateret. Du sætter din underskrift, vi sikrer, at alt stemmer.
Opfølgning
En ny cyklus begynder. Vi fortsætter dialog om brug og følger prisudvikling samt kontraktdatoer. Klar til næste fornyelse.
Hvorfor det betyder noget
det ideelle tidspunkt at starte før en fornyelse
gennemsnitlige årlige prisstigninger fra Softwareproducenter
opnåede besparelser hos vores kunder
Ofte stillede spørgsmål
Skal jeg anskaffe et værktøj?
Nej. Vi bruger vores eget system til at holde styr på dit portfolio. Du får en klar rapportering uden selv at skulle overføre data eller implementere et værktøj.
Hvor meget tid koster det os?
Opstart kræver en kick-off session på ca. 2 timer, hvor vi sammen gennemgår dine eksisterende kontrakter. Derefter er din tidsinvestering begrænset til beslutningsøjeblikke ved fornyelser, i gennemsnit 1-2 timer pr. kontrakt om året.
Hvilke kontrakter håndterer SoftVaro?
Alle Softwarekontrakter, du ønsker kontrol over. Det kan starte med 5 kritiske kontrakter og udvides til hele dit portfolio. Man kan altid starte småt og vokse.
Hvordan tjener SoftVaro?
Vi starter småt. For din første forespørgsel eller fornyelse aftaler vi på forhånd klart, hvad SoftVaro tjener. Du ved altså, hvad du kan forvente, uden forpligtelse efterfølgende. Hvis samarbejdet fungerer og vokser, indgår vi aftaler, der passer til din porteføljes størrelse, fx årsaftale eller rammeaftale.
Kan jeg starte med én kontrakt?
Absolut. Mange organisationer kontakter os for én specifik kontrakt, der koster meget eller snart udløber. Hvis det fungerer, udvider vi samarbejdet.
Enhver samarbejde starter med en forespørgsel.
Et tilbud til din fornyelse eller et nyt Softwarebehov. Eller gennemgang af et eksisterende tilbud. Fra din første forespørgsel arbejder du med samme tilgang som vores Enterprise kunder: fast kontaktperson, svar inden for 24 timer og fuld dedikation fra vores netværk. Fortroligt og under NDA.